Gestão de Estoques - Materiais e Medicamentos

A Organização Hospitalar é uma das mais complexas unidades de trabalho em saúde, constituindo-se em um Centro de Internações entre diversos fluxos, dos quais podemos destacar:

Fluxo de Pacientes;
Fluxo de Informações;
Fluxo de Materiais e Medicamentos;

A Gestão Eficiente de todos esses fluxos é primordial para uma maior Qualidade Assistencial, maior Segurança dos Pacientes e maior Rentabilidade à Instituição de Saúde.

Qualquer processo tem começo, meio e fim. E, para que funcione corretamente, é necessário que todas as etapas sejam organizadas e funcionem coordenadamente.

Reposição adequada, no local certo, na quantidade certa, no momento certo!

Com o dimensionamento correto dos níveis de estoque de cada item, é possível obter ganhos significativos no setor de Compras e também com a organização da Logística e reposição de Materiais e Medicamentos para as áreas internas da Instituição.

Passos para um Planejamento de Estoque:

1. Padronização de cadastros e medicamentos

Em um planejamento de estoque, não podemos olhar apenas para a logística dos suprimentos. É preciso ter uma padronização nas solicitações, o que vai depender do tipo de patologias que cuide. É importante que a unidade médica tenha uma central que padronize os cadastros, para uma visão completa das áreas farmacológica, de aquisição de medicamentos e materiais, e prescrição. Assim, o ideal é que se crie uma Central de Padronização de Cadastros de Medicamentos, levando em consideração a visão do médico (prescrição), a dispensação dos materiais (farmácia) e o faturamento (financeiro). Um bom planejamento vai refletir positiva e diretamente no controle de estoque e em todas as áreas envolvidas.

2.Tenha em mãos o histórico dos fornecedores

Ter um bom estoque em uma unidade de saúde depende de muitos fatores e um deles é obter um controle do histórico dos fornecedores. Além de cultivar um bom relacionameno, é importante ter um cadastro de fornecedores, estabelecendo quais têm as melhores práticas de mercado, dão melhores prazos e trabalham com os medicamentos que valem mais a pena de acordo com a padronização das solicitações. Controle de estoque não é apenas comprar bem, mas fazer solicitações estratégicas, evitando sobras e visando o aumento da receita de cada unidade médica.

3. Invista em Cálculo de Parâmetro

Qual é o momento certo de comprar medicamentos e materiais para que não falta no seu estoque? Afinal, o estoque é um ativo circulante e a unidade médica não pode adquirir produtos demais, arriscando-se a perder uma parte e, em contrapartida, precisa ter um estoque confortável para o atendimento da demanda. Neste caso, fazer um cálculo de parâmetro para a sua instituição de saúde permite que você saiba a quantidade mínima e máxima de cada material e medicação em caso de surto de uma determinada doença, por exemplo. Calcular parâmetros é controlar e planejar o estoque, o que tem ligação direta com o faturamento.

4. Fique de olho na Anvisa

A Anvisa controla todos os medicamentos e materiais hospitalares fabricados e, segundo o órgão, todo medicamento deve ser controlado por lote, validade e pelo código de barras datamatrix. Hoje em dia, se a Anvisa bloqueia um lote, sistemas de gestão de estoque são capazes de dinamizar o processo de recolhimento e barrar a administração a um paciente de um lote bloqueado, por exemplo. Isso torna o processo de recolhimento mais simples e minimiza riscos.

5. Organize o processo de compras

Com um sistema de organização, é possível saber quais são as linhas e marcas com que cada fornecedor trabalha. Assim, no momento em que é gerada uma nova compra, o próprio sistema sugere os fornecedores a quem solicitar pedidos. A decisão de compra pode ser feita pelo menor preço, pelo histórico de boas práticas do fornecedor, ou pelo bom relacionamento já cultivado. No primeiro caso, o sistema consegue organizar com que fornecedor a compra será mais vantajosa do ponto de vista financeiro. Além disso, o sistema também fornece outras informações sobre o fornecedor, como o faturamento mínimo para fazer um pedido.

6. Faça individualização de medicamentos corretamente

Os medicamentos, quando adquiridos, em geral vêm em unidades fechadas, com grande volume. Entretanto, a administração em pacientes precisa ser feita em unidades fracionadas. Assim, a instituição recebe o material com uma apresentação de aquisição, porém o armazenamento pode ser feito com outras apresentações e todas terão um código próprio. Por exemplo, se uma unidade médica compra uma caixa com 500 unidades de determinada medicação, mas precisa transformar isso em cinco caixas com 100 unidades cada, o sistema gera um novo código automático para cada caixa, associando àquele medicamento ao controle de lote e validade a que ele pertence, porém na nova apresentação.

IMPORTANTE: